Yönetmelikler - Sayı: 9414

— Bu Yönetmeliğin amacı, odaların işleyişine, üyelik kaydına, organ toplantılarına, odalarca verilen hizmetler ile onaylanan ve düzenlenen belgelere, örf, adet ve teamüller ile uyulması zorunlu mesl

— Bu Yönetmelik, ticaret ve sanayi odasını, ticaret odasını, sanayi odasını, deniz ticaret odasını ve bunların şube ve temsilciliklerini kapsar. Dayanak

- Bu Yönetmelik, 18/5/2004 tarihli ve 5174 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanununun 62 nci

— Bu Yönetmelikte geçen; Kanun: 18/5/2004 tarihli ve 5174 sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanununu, (Değişik:RG-3/6/2012-28312) Bakanlık: (Değişik ibare:RG-20/1/2021-31370) Ticaret Bakanlığını, Birlik: Türkiye Odalar ve Borsalar Birliğini, Oda: Ticaret ve sanayi odasını, ticaret odasını, sanayi odasını ve deniz ticaret odasını, Borsa: Ticaret borsasını, Şube : Oda şubesini, Meclis: Oda meclisini, Yönetim kurulu: Oda yönetim kurulunu, Organ: Mesl

— Kanunun 9 uncu

— Odalara kaydolmak isteyen gerç

— Kanunun 9 uncu

— Talep üzerine kayıtlarda kayıt beyannamesi ve

— Odaya kaydına karar verilen her üye hakkında aşağıdaki işlemler yapılır: a) Oda sicil defterine kaydı yapılır ve oda sicil numarası verilir. Sicil numaraları teselsül eder. Kaydı silinen üyelere ait sicil numaraları başka üyelere verilemez. b) Üyeye ilişkin bilgiler ortak veri tabanına işlenir. Ortak veri tabanının düzenlenmesine ve tutulmasına ilişkin usul ve esaslar Birliğin uygun görüşü üzerine Bakanlıkça belirlenir. c) Oda sicil dosyası açılır. Üyenin oda kaydına esas teşkil eden belgeler ile üyeye ilişkin diğer belgeler bu dosyada muhafaza edilir. Üyenin oda sicil numarası ile ticaret sicili numarası dosya üzerine yazılır. Oda sicil dosyası tutulmak kaydıyla bu dosyada yer alan belgeler el

— Odaya kaydının yapıldığının bildirilmesi amacıyla üyeye yapılacak tebligatta; a) Kayıt tarihi, b) Derecesi ve tespit olunan bu dereceye ilişkin karara karşı tebellüğ tarihinden itibaren on gün içinde meclise itiraz edilebileceği, c) Ödeyeceği kayıt ücreti ve bunun ödeme süresi ile süresinde ödenmeyen kayıt ücreti için 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanun uyarınca günlük gecikme zammı tahakkuk ettirileceği, d) (Değişik:RG-3/6/2012-28312) Faaliyet kodu, mesl

— Üyeler, talep üzerine yapılan kayıtlarda tespit olunan derecelere dair kararlara, resen yapılan kayıtlarda ise kayda ve/veya derecelere ilişkin kararlara karşı Kayıt Ücreti ile Yıllık Aidat ve Munzam Aidatın Tespiti ve Ödenmesi Hakkında Yönetmeliğin 15 inci

— Kanunun 9 uncu

— Üyeler, durumlarında meydana gelen ve (Değişik ibare:RG-20/1/2021-31370) 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununa göre tescil ve ilanı ger

— (Değişik:RG-20/1/2021-31370) (Değişik fıkra:RG-9/5/2023-32185) Odalar, Kanunun 10 uncu

— Ticaret sicilind

— Bu Yönetmelik hükümlerine göre, odadan kaydı silinenler hakkında aşağıdaki işlemler yapılır: a) Oda sicil defterine kaydın silindiği kayıt silme tarihiyle beraber yazılır. Kaydı silinen üyelere ait sicil numaraları başka üyelere verilemez. Ayrıca, kaydı silinenlerden sanayici vasfını haiz olanların kapasite raporları iptal edilir. b) Kaydın silindiği ortak veri tabanına işlenir. c) Kaydın silinmesine esas teşkil eden belgeler oda sicil dosyasına konulur. Ayrıca, kaydın silindiği dosya üzerine yazılır ve bu dosya muhafaza edilm

— Organ toplantıları için üyelere, ilgili organ başkanı tarafından gündemi de ihtiva eden birer davetiye gönderilir. Üyeler, müşter

— Organ toplantılarının gündemi, genel s

— Toplantı yeter sayısını, üyelerin toplantılara katılımını ve başka yerde görevlendirilen üyeleri tespit etm

— Organların yapacağı toplantılara her seçim devresinde bir numaradan başlamak üzere devre sonuna kadar teselsül eden numaralar verilir. Ayrıca, toplantılarda alınan kararlara da her toplantıda bir numaradan başlamak üzere sırayla numaralar verilir. Karar özetleri

— Kararlar derhal yazılıp imzalanabileceği gibi, önce özet olarak veya (

— Odalarda meclis, yönetim kurulu ve disiplin kurulu ile her bir mesl

— Özürlü veya özürsüz olarak altı ay içinde yapılan toplantıların yarısından bir fazlasına katılmayan mesl

— Odalar ve bunların şubeleri, Kanunun 26 ncı

— Örf, adet ve teamüller hakkında istenec

— Sorumlu veya borçlunun faaliyet ve işletmesi dışında meydana gelen, tamamen dış etkenlerin eseri olan, aşılması, kaçınılması imkansız bulunan, önceden tahmin edilemeyen ve genel bir davranış normunu veya borcun ifasını mutlak olarak imkansız hale getiren nedenlerden dolayı ilgilinin talebi üzerine yapılacak veya

— Tamamen Türkiye’de üretilen veya elde edilen ürünler ile üretim sürecinin önemli bir aşaması ve

— Üyelere, ist

— (Mülga:RG-10/4/2021-31450) Kefaletname ve taahhütnamelerle ilgili onay ve şerhler

— Kefaletname ve taahhütnamelere ilişkin onay ve açıklamalarda, bu taahhüt ve kefaletnamelerde imzası bulunanların üyelik kaydı ile oda sicil dosyasındaki talep edilen bilgiler belirtilir. Numunelerin vasıflarının onayı

— Numunelerin vasıflarının onayı, alıcı veya satıcının odaya veya şubeye başvurması üzerine yapılır. Numunelerin vasıfları yazılı olarak beyan edilir. Bu beyanlarda numunelerin açık özellikleri belirtilir. Ayrıca, numunenin vasıflarına ait t

— Odalar ve bunların şubeleri, çalışma alanları içerisinde üretilen veya satılan mal ve hizmetlerin fiyat tespitini yapmaya yetkilidir. Ancak, imalata ilişkin fiyat tespitlerinde yetki münhasıran imalatın yapıldığı yerd

— Rayiç fiyatlar, rayiç fiyat tespiti istenilen mal veya hizmetle iştigal eden en az üç işletmeden mümkünse belgelendirilm

— Herhangi bir mal veya hizmetin geçmiş bir tarihe ait rayiç fiyatının talep edilmesi halinde, bu talep bahse konu mal veya hizmetin varsa o tarihe ait fiyat tespitlerinden yoksa bu konuda iştigal eden işletmelerden tahkik ediler

— Faturaların rayice uygunluğunun onayı; faturaya konu mal veya hizmetle iştigal eden en az üç işletmeden belgelendirilm

— Fatura suretleri, asılları ile karşılaştırıldıktan ve uygunluğu görüldükten sonra üzerine aslının aynıdır ibaresi konulmak suretiyle onaylanır. İhracat için yabancı dilde düzenlenmiş fatura suretleri, faturayı düzenleyen firmanın oda üyesi olduğuna dair bir ibare konulmak suretiyle onaylanır. Fiyat tahminleri ve yaklaşık maliyet

— Fiyat tahminleri ile kamu kurum ve kuruluşları tarafından ihalelere ilişkin olarak istenen yaklaşık maliyetler, çalışma alanında yapılacak araştırmalar sonucunda veya ilgili mesl

— Odalar, çalışma alanlarında bulunan sınai işletmelerin kapasitelerini tespit eder ve bu işletmelerin üretim gücünü gösteren kapasite raporlarını düzenler. Ticaret odaları ile sanayi odalarının ayrı olduğu yerlerde, sanayiciler için kapasite raporları sanayi odasınca düzenlenir. Ancak, sanayi odasına kaydolma zorunluluğu bulunmayanların kapasite raporları ticaret odasınca düzenlenir. Çalışma alanları ayrı birden fazla odaya kayıtlı olan sınai işletmelerin kapasite raporları, tesisin bulunduğu yerd

— (Değişik:RG-20/1/2021-31370) Odalar veya bunların şubelerind

— Odalar ve bunların şubelerince verilen hizmetler ile onaylanan ve düzenlenen belgeler karşılığında alınacak ücretlerin oran ve miktarı, (Mülga ibare:RG-20/1/2021-31370) (…) yönetim kurulunun t

— Odalar ve bunların şubeleri, çalışma alanları içind

— Odalar, çalışma alanlarına münhasır olmak üzere ger

— Odalar, çalışma alanları içind

— Odalar, mesl

— Tespit edilen fire, zayiat ve randıman oranları ile uyulması zorunlu mesl

— Odalar, üyelerinin aralarında veya yapmış oldukları sözleşmelerde yer alması halinde bu sözleşmelerle ilgili olarak çıkan ihtilafların çözümünde hakemlik yapabilir. Odaların hakemlik yapabilmesi, tarafların, aralarındaki anlaşmazlığın odanın hakemliğiyle çözülmesi hususunda yazılı olarak anlaşmasına ve talepte bulunulmasına bağlıdır. Hakem veya hakem heyeti

— Odanın hakemliğiyle çözümü kararlaştırılmış bulunan anlaşmazlıklar, meclis tarafından onaylanan hakem listesinde yer alanlar arasından taraflarca ve/veya yönetim kurulunca seçilec

— Tahkime gitm

— Hakem veya hakemlerin seçiminden sonra, keyfiyet odaca taraflara ve hakem veya hakemlere birer yazıyla bildirilir. Taraflar, bu

— Hakem veya hakem heyetinin bu Yönetmeliğin 52 nci

— Davalının yazılı savunmasının istenmesi ve bu savunma için kendisine gönderilen yazının tebellüğ tarihinden itibaren en az on günlük süre tanınması zorunludur. Bu yazıda, verilen süre içinde savunmasını yapmadığı takdirde savunma hakkından vazgeçmiş sayılacağı ve mevcut delillere göre karar verileceği bildirilir. Makbul sayılan bir özür bildiren veya mücbir sebep dolayısıyla savunmasını yapamayan davalıya, hakem veya hakem heyeti tarafından yeniden uygun bir süre verilir. Mücbir sebep veya özrün resmi bir belgeye dayandırılması esastır. Taraflar veya v

— Duruşmada taraflar dinlenir. Yapılan tebligata rağmen, taraflardan birinin duruşmaya gelmemesi halinde yalnız diğer taraf dinlener

— Tahkim yeri, tarafların aralarındaki anlaşmazlığın çözümlenmesini kararlaştırdıkları odanın bulunduğu yerdir. Tahkim müddeti

— Hakem heyeti ilk toplantısından itibaren altı ay içinde hüküm vermeğe mecburdur. Anlaşmazlığın t

— Hakem veya hakem heyeti kararını, dava konusunun yeteri kadar aydınlandığına ve incelenec

— Hakem veya hakem heyeti tarafından alınan karar, taraflara bildirilir ve kararın bir sureti odada muhafaza edilm

— Hakem veya hakem heyeti tarafından alınan kararlar 18/6/1927 tarihli ve 1086 sayılı Hukuk Usulü Muhakemeleri Kanununun 553 üncü

— Hakem ücretleri, meclis kararıyla uyuşmazlıkların tutarı dikkate alınarak belirlenir. Bu ücretler, her halükarda her bir hakem için uyuşmazlık tutarının yüzde birini geçemez. Heyet olarak yapılan işlemlerde, heyet üyelerinin her biri için hakem ücreti ayrı ayrı tahsil edilir. Odalar, verdikleri tahkim hizmeti karşılığında Kanunun 26 ncı

— Muamelatla ilgili aşağıda belirtilen defterler tutulur: a) Oda sicil defteri. b) Organ karar defterleri. c) Örf, adet ve teamül defteri. d) Üye ceza defteri. e) Gelen evrak defteri. f) Giden evrak defteri. g) İhtiyaca göre diğer defterler. Defterler ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı olur. Organ karar defterleri dışında kalan defterler, el

— Odaya talep üzerine veya resen kaydı yapılan üyelerin kaydına mahsus defterdir. Organ karar defterleri

— Bu Yönetmeliğin 46 ncı

— Üyelere verilen para cezaları ile üyeler hakkında kesinleşen disiplin cezalarının işlendiği defterdir. Gelen evrak defteri

— Odaya ve şubeye gelen evrak ile dil

— Odadan ve şubeden giden evrakın kaydedildiği defterdir. Bu deftere, giden evrakın kayıt numarası, tarihi, konusu, gönderildiği veya verildiği kişi veya kurumun ismi ile varsa ilgili evrak veya dil

— Muamelatla ilgili olarak ihtiyaç duyulacak diğer defterler, yönetim kurulunun kararıyla kullanılabilir. Ancak, tutulması Bakanlıkça ger

— Muamelata ilişkin defter ve kayıtların; Türkçe olarak tutulması ve mür

— Muamelata ilişkin defterler, kullanılmaya başlanmadan önce sayfa numaraları verilm

— Odalar ve bunların şube ve temsilciliklerinde kayıt gören, düzenlenen ve dosyalanan her türlü evrak, belge ve defterler ile herhangi bir delil olmaya veya milli veya milletlerarası hukuk, muamele ve münasebetler bakımından herhangi bir hususu aydınlatmaya veya düzenlemeye yarayan her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, program, harita, proje, maket, model, numune, fotoğraf, film, cd, ses ve görüntü bandı, baskı ve benzeri belgeler arşiv malzemesini oluşturur ve bunlar bu Yönetmelikte öngörülen süreler içinde muhafaza edilir. Odalar bünyesinde faaliyet gösteren ticaret sicili (Değişik ibare:RG-20/1/2021-31370) müdürlüklerince, düzenlenen ve dosyalanan her türlü evrak, defter ve belgelerin muhafazası ve imhası hakkında (Değişik ibare:RG-20/1/2021-31370) Ticaret Sicili Yönetmeliği hükümleri uygulanır. Muhafaza süresi

— Arşiv malzemesinin muhafaza süresi şunlardır: a) Süresiz Muhafazası Ger

— Muhafaza süresi dolan arşiv malzemesinin tespiti ve imhası işlemlerini yapmak üzere yönetim kurulu/şube yönetim kurulu kararıyla personelden müteş

— Odalar, meclis kararıyla taşınmaz mal almaya, satmaya, inşa, ifraz, tevhit ve rehin etmeye, kamulaştırma yapmaya, ödünç para almaya, okul ve derslik yapmaya, Kanun çerçevesinde şirket ve vakıf kurmaya ve kurulmuş veya kurulacak şirketlere iştirak etmeye ve benzeri hukuki işlemler yapmaya; yönetim kurulu kararıyla da taşınır mal almaya, satmaya, bağış ve yardımda bulunmaya, sosyal faaliyetleri dest

— Odaları protokolde meclis başkanı veya onun görevlendireceği bir meclis üyesi temsil eder. Odanın hukuki temsilcisi yönetim kurulu başkanıdır. Odayı, yönetim kurulu başkanı ile en az bir yönetim kurulu üyesinin veya genel s

— Odalarda, oda işlerini

— Odalarda karar ve denetim organı meclis,

— Meclis/şube meclisi, üyelerinin seçiminin kesinleşmesinden itibaren yapacağı ilk toplantısında (Değişik ibare:RG-20/1/2021-31370) yönetim kurulu üyesi olmayan üyeleri arasından hesapları inceleme komisyonunu seçer. Hesapları inceleme komisyonu üyelerinin görev süresi yerlerine yenileri seçilinceye kadar devam eder. Ayrıca meclis/şube meclisi, kendi üyeleri arasından mesl

— Aynı ilde kurulu oda ve borsa yönetim kurulları, mesl

— Odalarca kullanılan her türlü matbu evrak, belge ve defterler uygulamada birlik ve beraberliği sağlamak amacıyla Birlik tarafından bastırılır ve ücreti karşılığında talep eden odalara gönderilir. Birlik, içeriğini ve ş

— Bu Yönetmelik hükümlerine göre ilgililere yapılması ger

— Odalar, ticaret ve sanayiyi ilgilendiren bilgi ve haberleri ilgililere ulaştırmak, üyelerinin mesl

— Oda şubelerinin ve temsilciliklerinin işleyişine, görev ve yetkilerine ilişkin olarak öncelikle 8/1/2005 tarihli ve 25694 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Oda ve Borsa Şubeleri ile Oda Temsilciliklerinin Kuruluş ve İşleyişi Hakkında Yönetmelik hükümleri, hüküm bulunmayan hallerde bu Yönetmelik hükümleri uygulanır.

— 8/6/1983 tarihli ve 18071 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Ticaret ve Sanayi Odaları, Ticaret Odaları, Sanayi Odaları ve Deniz Ticaret Odaları Muamelat Yönetmeliği

— Bu Yönetmeliğin yayımı tarihinden önce tespit edilmiş olan örf, adet ve teamüller 30/11/2005 tarihine kadar Bakanlığa bildirilir.

— Bu Yönetmeliğin 80 inci

— Bu Yönetmelik, yayımı tarihinde yürürlüğe girer.

— Bu Yönetmelik hükümlerini Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği Başkanı yürütür.

— Bu Yönetmeliğin yayımı tarihinden önce tespit edilmiş olan örf, adet ve teamüller 30/11/2005 tarihine kadar Bakanlığa bildirilir.

— Bu Yönetmeliğin 80 inci

– (Ek:RG-8/12/2017-30264) Odalarca kurulmuş vakıfların senetleri, bu

– (Ek:RG-20/1/2021-31370) Bu

– (Ek:RG-20/1/2021-31370) Bu

– (Ek:RG-20/1/2021-31370) Odalar, bu Yönetmeliğin ek 1 inci

teki mevzuat hükümlerine, örf, adet ve teamül ile hakkaniyet ve nasafet esaslarına göre karar verilir. Hakem veya hakem heyeti tarafından verilen kararların, 18/6/1927 tarihli ve 1086 sayılı Hukuk Usulü Muhakemeleri Kanununun 530 uncu maddesinde yazılı unsurları ihtiva etmesi ve karar tarihi yazıldıktan sonra hakemler tarafından imza edilmesi zorunludur. Hakem veya hakem heyeti kararının tebliği Madde 59 — Hakem veya hakem heyeti tarafından alınan karar, taraflara bildirilir ve kararın bir sureti odada muhafaza edilmek üzere dosyasına konulur. Taraflardan birinin talep etmesi halinde bu karar, dava dosyasıyla birlikte yetkili mahkeme kalemine tevdi edilir. Mahkeme, hakem veya hakem heyeti tarafından alınan kararı taraflara tebliğ eder ve bu karar taraflar hakkında tebellüğ tarihinden itibaren mevcut sayılır. Hakem veya hakem heyeti kararının onayı ve uygulanması Madde 60 — Hakem veya hakem heyeti tarafından alınan kararlar 18/6/1927 tarihli ve 1086 sayılı Hukuk Usulü Muhakemeleri Kanununun 553 üncü maddesi çerçevesinde temyiz edilebilir veya bu kararlar aleyhine yine aynı Kanunun 534 üncü maddesi çerçevesinde iadei muhakeme talep olunabilir. Mahkemeye tevdi edilen hakem veya hakem heyeti kararları, 18/6/1927 tarihli ve 1086 sayılı Hukuk Usulü Muhakemeleri Kanununun 536 ncı maddesi çerçevesinde tasdik ve icra olunur. Hakem ücretleri ve tahkim masrafları ile sekretarya Madde 61 — Hakem ücretleri, meclis kararıyla uyuşmazlıkların tutarı dikkate alınarak belirlenir. Bu ücretler, her halükarda her bir hakem için uyuşmazlık tutarının yüzde birini geçemez. Heyet olarak yapılan işlemlerde, heyet üyelerinin her biri için hakem ücreti ayrı ayrı tahsil edilir. Odalar, verdikleri tahkim hizmeti karşılığında Kanunun 26 ncı maddesi uyarınca meclisçe belirlenen tarifelere göre davacıdan ücret tahsil eder. Tahkim masrafları; bu Yönetmeliğin 53 üncü maddesinin üçüncü fıkrasında belirtilen iş ve işlem giderleri, tebligat giderleri, duruşma giderleri, hakemlerin yol ve konaklama giderlerinden oluşur. Tahkim masrafları, tahsil edilmiş olan avanstan karşılanır. Tahkim sonunda alınan avans mahsup edilerek kapatılır. Tarafların; heyet olarak çözülecek uyuşmazlıklarda hakem heyetinin yapacağı ilk toplantı gününden önce, tek hakem ile çözülecek uyuşmazlıklarda ise davacı tarafından odaya verilmiş olan dilekçe ve eklerinin hakeme tevdiinden önce sulhen anlaşmaları ve bu durumu bir yazıyla odaya bildirmeleri halinde, tahsil edilmiş olan hakem ücretleri ile oda tarafından tahsil edilen tahkim hizmeti ücretinin tamamı ile tahkim giderlerinin tahsil edilen avanstan mahsup edilen kısmı davacıya iade edilir. Bundan sonra yapılacak sulh anlaşmalarında alınan hakem ücretleri iade olunmaz. Hakem veya hakem heyeti tarafından görevlendirilecek bilirkişi ve eksperlere Kanunun 26 ncı maddesi uyarınca meclisçe belirlenen tarifelere göre ücret ödenir. Heyet olarak yapılan işlemlerde, tahsil edilecek eksper ücreti heyete iştirak eden eksperler arasında eşit olarak pay edilir. Hakem veya hakem heyeti tarafından alınan kararların yazılması, tebliğ edilmesi, dosyalanması gibi sekretaryaya ait işler oda genel sekreteri veya görevlendireceği personel tarafından yürütülür. YEDİNCİ BÖLÜM Defterler ve Bunların Kayıt Usulü Tutulacak defterler Madde 62 — Muamelatla ilgili aşağıda belirtilen defterler tutulur: a) Oda sicil defteri. b) Organ karar defterleri. c) Örf, adet ve teamül defteri. d) Üye ceza defteri. e) Gelen evrak defteri. f) Giden evrak defteri. g) İhtiyaca göre diğer defterler. Defterler ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı olur. Organ karar defterleri dışında kalan defterler, elektronik ortamda da tutulabilir. Bu takdirde bunların çıktıları ay sonunda tasdikli müteharrik yapraklar kullanılarak alınır. Defter çıktıları, yıl sonunda ciltlenerek muhafaza olunur. Birlik, bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak defterlerin içeriğini ve şeklini belirlemeye yetkilidir. Şubeler, bu maddenin birinci fıkrasının (b), (e), (f) ve (g) bentlerinde belirtilen defterleri tutarlar. Oda sicil defteri Madde 63 — Odaya talep üzerine veya resen kaydı yapılan üyelerin kaydına mahsus defterdir. Organ karar defterleri Madde 64 — Meslek komiteleri, meclis, yönetim kurulu ve disiplin kurulu ile şube meclisi ve şube yönetim kurulunun almış olduğu kararların kaydına mahsus defterlerdir. Organ karar defterleri, bu Yönetmeliğin 24 üncü maddesine göre tutulur. Örf, adet ve teamül defteri Madde 65 — Bu Yönetmeliğin 46 ncı maddesine göre tespit edilen örf, adet ve teamüllerin kaydına mahsus defterdir. Üye ceza defteri Madde 66 — Üyelere verilen para cezaları ile üyeler hakkında kesinleşen disiplin cezalarının işlendiği defterdir. Gelen evrak defteri Madde 67 — Odaya ve şubeye gelen evrak ile dilekçelerin kaydedildiği defterdir. Bu deftere, evrak veya dilekçenin kayıt numarası, tarihi, sayısı, konusu ile gönderenin veya verenin ismi yazılır. Gelen evrak ve dilekçelere, her takvim yılı başında bir numaradan başlamak üzere yıl sonuna kadar kayıt numarası verilir ve bunlar kayıt numarasına göre sırayla dosyalanır. Gelen evrak ve dilekçelerin aslı gelen evrak dosyasında muhafaza edilmek kaydıyla suretleri konu bazında dosyalanabilir. Adresi, kimliği ve imzası bulunmak kaydıyla bütün dilekçelerin işleme konulması zorunludur. Giden evrak defteri Madde 68 — Odadan ve şubeden giden evrakın kaydedildiği defterdir. Bu deftere, giden evrakın kayıt numarası, tarihi, konusu, gönderildiği veya verildiği kişi veya kurumun ismi ile varsa ilgili evrak veya dilekçenin gelen evrak kayıt numarası yazılır. Giden evraklara, her takvim yılı başında bir numaradan başlamak üzere yıl sonuna kadar kayıt numarası verilir ve bunlar kayıt numarasına göre sırayla dosyalanır. Giden evrakların aslı giden evrak dosyasında muhafaza edilmek kaydıyla suretleri konu bazında dosyalanabilir. Diğer defterler Madde 69 — Muamelatla ilgili olarak ihtiyaç duyulacak diğer defterler, yönetim kurulunun kararıyla kullanılabilir. Ancak, tutulması Bakanlıkça gerekli görülecek diğer defterlerin kullanılması zorunludur. Defterlere kayıt usulü Madde 70 — Muamelata ilişkin defter ve kayıtların; Türkçe olarak tutulması ve mürekkeple veya elektronik cihazlarla yazılması zorunludur. Organ karar defterlerinde yapılan yanlışlıklar bir sonraki toplantıda alınacak kararla düzeltilir. Bu defterler dışında kalan defter ve kayıtlarda yanlışlık yapılması halinde, düzeltmeler ancak yanlışlığın okunacak şekilde çizilmesi ve üstüne veya yan tarafına doğrusu yazılması suretiyle yapılabilir. Defterlere geçirilen bir kayıt kazınmak, çizilmek veya silinmek suretiyle okunamaz bir hale getirilemez. Defterlerde, kayıtlar arasında usulen yazılmaya mahsus olan satırlar, çizilmeksizin boş bırakılamaz ve atlanamaz. Ciltli defterlerde, defter sayfaları koparılamaz. Tasdikli müteharrik yapraklarda bu yaprakların sırası bozulamaz ve bunlar yırtılamaz. Defterlerin tasdiki Madde 71 — Muamelata ilişkin defterler, kullanılmaya başlanmadan önce sayfa numaraları verilmek ve kaç sayfadan ibaret olduğu belirtilmek suretiyle yönetim kurulunca/şube yönetim kurulunca onaylanır. Bu defterlerin her sayfası mühürlenerek genel sekreter/şube müdürü tarafından paraflanır. SEKİZİNCİ BÖLÜM Evrak, Belge ve Defterlerin Muhafaza ve İmha Usulü Arşiv malzemesi ve muhafazası Madde 72 — Odalar ve bunların şube ve temsilciliklerinde kayıt gören, düzenlenen ve dosyalanan her türlü evrak, belge ve defterler ile herhangi bir delil olmaya veya milli veya milletlerarası hukuk, muamele ve münasebetler bakımından herhangi bir hususu aydınlatmaya veya düzenlemeye yarayan her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, program, harita, proje, maket, model, numune, fotoğraf, film, cd, ses ve görüntü bandı, baskı ve benzeri belgeler arşiv malzemesini oluşturur ve bunlar bu Yönetmelikte öngörülen süreler içinde muhafaza edilir. Odalar bünyesinde faaliyet gösteren ticaret sicili (Değişik ibare:RG-20/1/2021-31370) müdürlüklerince, düzenlenen ve dosyalanan her türlü evrak, defter ve belgelerin muhafazası ve imhası hakkında (Değişik ibare:RG-20/1/2021-31370) Ticaret Sicili Yönetmeliği hükümleri uygulanır. Muhafaza süresi Madde 73 — Arşiv malzemesinin muhafaza süresi şunlardır: a) Süresiz Muhafazası Gereken Arşiv Malzemeleri; 1) Tarihi değere sahip olanlar. 2) Oda üyeleri ve personeli ile diğer gerçek ve tüzel kişilerle ilgili bulunan ve hukuki delil niteliğini haiz olan işlem, tasarruf ve kararlar. 3) Oda ve şube organlarına ait karar defterleri. 4) Sabit kıymetlerin alış belgeleri ile sabit kıymetler defteri. 5) Tahsil, tediye ve mahsup fişlerinin kaydedildiği yevmiye defterleri. 6) Üye sicil defteri, örf, adet ve teamül defteri ile üye ceza defteri. 7) Odanın mülkiyetinde bulunan yapıların mimari, betonarme ve tesisat projeleri ile statik hesapları ve organize sanayi bölgeleri ve küçük sanayi siteleri proje ve fizibilite raporları ile benzeri belgeler. 8) Yönetim kurulunca/şube yönetim kurulunca imhası uygun görülen arşiv malzemesine ait onaylı listeler ile yönetim kurulunca/şube yönetim kurulunca kayıtlardan düşülmek üzere onaylanan kullanılmayacak durumdaki maddi duran varlıkların listesi. b) Belli Sürelerle Muhafazası Gereken Arşiv Malzemelerinden; 1) Yevmiye defteri hariç muhasebeyle ilgili defterler; tamamen dolduğu ve bütün kayıtların kapandığı tarihten itibaren on beş yıl, 2) Muhasebeyle ilgili fiş, makbuz ve diğer belgeler; on yıl, 3) Gelen ve giden evrak defterleri; tamamen dolduğu ve bütün kayıtların kapandığı tarihten itibaren on yıl, 4) Her türlü yazışmaya ait gelen ve giden evrak; on yıl, 5) Bilirkişi, eksper ve kapasite raporları; on yıl, 6) Para cezaları ile disiplin soruşturma ve cezalarına konu her türlü evrak, belge ve dosya; on yıl, 7) Diğer arşiv malzemeleri; beş yıl, süreyle muhafaza edilir. Özel kanunlarla ve diğer mevzuatla daha uzun sürelerin belirlenmesi halinde bu sürelere uyulur. Arşiv malzemesinin imhası Madde 74 — Muhafaza süresi dolan arşiv malzemesinin tespiti ve imhası işlemlerini yapmak üzere yönetim kurulu/şube yönetim kurulu kararıyla personelden müteşekkil üç kişilik bir komisyon oluşturulur. Komisyon muhafaza süresi dolan arşiv malzemesini yönetim kurulunca/şube yönetim kurulunca kararlaştırılan süre içerisinde bir liste halinde tespit eder. İki nüsha olarak tanzim edilecek bu listede, arşiv malzemesinin mahiyeti, aidiyeti ve tarihi belirtilir. Komisyonca tanzim edilen listeler yönetim kurulunun/şube yönetim kurulunun onayına sunulur. Yönetim kurulunca/şube yönetim kurulunca onaylanan listelerde yer alan arşiv malzemesi, komisyonun huzurunda önceden tespit edilecek bir yerde yakılmak veya kağıt sanayi müesseselerine verilmek suretiyle imha edilir. Yönetim kurulunca/şube yönetim kurulunca imha edilmek üzere onaylanan arşiv malzemesi listesinin bir nüshası kararın içerisine dercedilir veya yönetim kurulu/şube yönetim kurulu karar defterinin kararı takip eden sayfalarına kenarları mühürlenerek yapıştırılır, diğer nüshası da odada/şubede muhafaza edilmek üzere dosyasına konulur. Bu Yönetmelikte belirtilen usul ve esaslar dışında hiçbir evrak, belge ve defter imha edilemez. DOKUZUNCU BÖLÜM Ehliyet, Temsil ve İmza Yetkisi ile Genel Sekreter ve Yardımcılarının Görev ve Yetkileri Ehliyet Madde 75 — Odalar, meclis kararıyla taşınmaz mal almaya, satmaya, inşa, ifraz, tevhit ve rehin etmeye, kamulaştırma yapmaya, ödünç para almaya, okul ve derslik yapmaya, Kanun çerçevesinde şirket ve vakıf kurmaya ve kurulmuş veya kurulacak şirketlere iştirak etmeye ve benzeri hukuki işlemler yapmaya; yönetim kurulu kararıyla da taşınır mal almaya, satmaya, bağış ve yardımda bulunmaya, sosyal faaliyetleri desteklemeye ve özendirmeye ve burs vermeye yetkilidir. Odaların, şirket veya vakıf kurabilmesi ya da kurulmuş veya kurulacak şirketlere iştirak edebilmesi ve kamulaştırma yapabilmesi Kanunun 80 inci maddesinde belirtilen amaçlarla sınırlı ve Bakanlığın iznine tabiidir. (Ek cümleler:RG-8/12/2017-30264) Odalarca kurulacak vakıflarda, vakıf yönetim kurulu üyelerinin çoğunluğunun, mütevelli heyet üyesi olması şartı aranmaksızın, oda tarafından önerilen oda organlarında görevli kişilerden oluşması zorunludur. Vakıf senedinde, odaca önerilen kişinin, odadaki görevinin sona ermesi halinde vakıf organlarındaki asil ve/veya yedek üyelik görevlerinin de kendiliğinden sona ereceğine ilişkin bir hükme yer verilir. Vakfın kuruluşundan sonra bu şartlara aykırı olacak şekilde vakıf senedi değişikliği yapılamaz. Ayrıca odaların, bağış ve yardımda bulunulabilmesi ve sosyal faaliyetleri destekleyip özendirebilmesi için; bütçede karşılığının olması ve yapılacak bu harcamaların odanın kuruluş amaçları ve faaliyet konularıyla sınırlı olması zorunludur. Şubelere yetki devrine ilişkin 8/1/2005 tarihli ve 25694 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Oda ve Borsa Şubeleri ile Oda Temsilciliklerinin Kuruluş ve İşleyişi Hakkında Yönetmeliğin 12 nci maddesi hükmü saklıdır. Temsil ve imza yetkisi Madde 76 — Odaları protokolde meclis başkanı veya onun görevlendireceği bir meclis üyesi temsil eder. Odanın hukuki temsilcisi yönetim kurulu başkanıdır. Odayı, yönetim kurulu başkanı ile en az bir yönetim kurulu üyesinin veya genel sekreterin ortak imzaları bağlar. Şubelerin protokolde kimler tarafından temsil edileceği, bağlı bulunulan odanın iç yönergesi ile belirlenir. Şubelerin hukuki temsilcisi ise şube başkanıdır. Şubeyi, şube başkanı ile en az bir şube yönetim kurulu üyesinin veya şube müdürünün ortak imzaları bağlar. Genel sekreter ve yardımcıları Madde 77 — Odalarda, oda işlerini

k üzere yönetim kurulu kararıyla atanan bir genel s

inci maddesinin ikinci ve üçüncü fıkralarında öngörülen hususlar için gerekli idari ve teknik düzenlemeleri, 31/12/2021 tarihine kadar Birliğin koordinasyonunda yerine getirir. Yürürlük Madde 88 — Bu Yönetmelik, yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme Madde 89 — Bu Yönetmelik hükümlerini Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği Başkanı yürütür.